Więcej AI, automatyczna windykacja i inne aktualizacje

Drodzy Klienci,

W ciągu ostatnich trzech miesięcy skupiliśmy nasze wysiłki na wdrażaniu wielu ulepszeń, z których większość oparta była na waszych prośbach i opiniach.
Każda aktualizacja to bezpośrednia odpowiedź na realne potrzeby firm transportowych, które codziennie korzystają z systemu.

Wiele z tych zmian zostało już wdrożonych i było dostępnych w trakcie rozwoju, jednak do tej pory nie publikowaliśmy osobnych ogłoszeń.
W tym artykule zebraliśmy wszystkie nowości, abyście mogli wygodnie zapoznać się z tym, co zostało ostatnio zrealizowane.

Rozszerzone możliwości AI

Teraz, przy dodawaniu raportów z napraw i przeglądów technicznych w modułach „Flota” i „Naczepy”, wystarczy załadować fakturę w formacie PDF — system za pomocą AI rozpozna dokument i automatycznie uzupełni wszystkie kluczowe pola:

• przebieg,
• data,
• pozycje z opisami i cenami,
• łączny koszt.

Dodatkowo można natychmiast utworzyć fakturę zakupu na podstawie raportu: SmartCP automatycznie przeniesie wszystkie dane i załączy oryginalny dokument do odpowiedniej faktury w systemie.
To, co wcześniej zajmowało 5–7 minut ręcznego wprowadzania, teraz trwa tylko kilka sekund i kliknięć. To kolejny krok w kierunku pełnej automatyzacji dokumentów i oszczędności Twojego czasu.

Automatyczna windykacja

Wdrożyliśmy wieloetapowy proces windykacji oraz automatyczny system monitorowania z przypomnieniami i powiadomieniami.
Uprości to znacząco kontrolę nad niezapłaconymi fakturami i przyspieszy proces odzyskiwania należności.

Etapy windykacji:
Łącznie dostępnych jest 5 etapów, każdy z możliwością indywidualnej konfiguracji:

1. Przypomnienie
2. Ponaglenie
3. Wezwanie
4. Ostateczne wezwanie
5. Wezwanie + Grzywna

Dla każdego etapu można ustawić:

• Okres – na przykład 3 dni przed lub po terminie płatności
• Szablony wiadomości – osobne wiadomości dla każdego etapu z obsługą wielu języków
• Dokument – generowany automatycznie, z możliwością edycji nagłówka i treści w wymaganych językach
• Grzywna (tylko etap #5) – możliwość ustawienia progów kwotowych i odpowiadających im grzywny, np.: 0–5000 EUR – grzywna 40 EUR

W konfiguracji faktur dodano nową zakładkę „Windykacja”, w której można ustawić wszystkie parametry etapów i odpowiednie szablony.

Automatyczny monitoring i powiadomienia

System śledzi aktualny status każdej faktury i określa jej etap.
Nad listą faktur pojawił się nowy przycisk „Windykacja”:

• Jeśli wszystkie faktury są w porządku, przycisk ma standardowy kolor
• Jeśli jakieś faktury wymagają działania, przycisk zostaje podświetlony na ostrzegający kolor

Po kliknięciu otwiera się okno z fakturami pogrupowanymi według etapu windykacji.

Dla każdego etapu wyświetlane są statystyki:

• Łączna liczba faktur w etapie
• Liczba faktur wymagających uwagi (czyli tych, do których nie wysłano jeszcze wiadomości)

Możesz szybko przefiltrować takie faktury, wysłać wiadomości e-mail bezpośrednio z interfejsu lub wygenerować oficjalny dokument PDF. System automatycznie wstawi szablon e-maila, załączy fakturę oraz odpowiedni dokument.

Inne aktualizacje

Przeprowadzono optymalizację kodu, co znacznie przyspieszyło ładowanie stron. Na przykład główna strona modułu [Zlecenia] ładuje się teraz w 0,9–1,25 sek zamiast 1,6–1,75 sek, a pulpit (Dashboard) w 0,45–0,6 sek zamiast 0,9 sek. Podczas tej optymalizacji pojawiły się dodatkowe pomysły na dalsze usprawnienia systemu. Nadal będziemy dążyć do skracania każdego ułamka sekundy – by korzystanie z SmartCP było jak najszybsze i najwygodniejsze.
Uwaga: pomiary przeprowadzono na komputerze o wysokiej wydajności i stabilnym przewodowym połączeniu z internetem.

Moduł [Zlecenia]

• Dodano zapamiętywanie wybranej opcji sortowania – wcześniej system wracał do domyślnego sortowania (według daty dodania) po odświeżeniu strony
• Planowanie trasy: ulepszony interfejs, dodano informacje (dystans, czas, koszty opłat) między adresami, wraz z trasami promowymi i możliwością wprowadzenia kosztów przeprawy
• Możliwość przypisania wielu kosztów z opisem do jednego zlecenia – wcześniej możliwa była tylko jedna suma bez szczegółów
• Opcja wymuszająca podanie powodu przed usunięciem zlecenia – możliwa do włączenia w ustawieniach modułu
• Możliwość tworzenia zleceń bez numeru – system teraz je śledzi i informuje o ich liczbie
• Nowy parametr: Kilometry z planowania trasy – wybór między zapisywaniem planowanych lub rzeczywistych kilometrów
• Opcja wyświetlania ogólnego statusu zlecenia obok numeru – ustawienie w module
• Możliwość wskazania daty wykonania zadania w zleceniu
• Opcja wyboru koloru tekstu dla notatki do kierowcy

Moduł [Flota]

• Dodano możliwość wyszukiwania/filtrowania w raportach z napraw i przeglądów
• Dodano obliczanie wynagrodzenia przy tworzeniu planu pracy kierowcy w zakładce Planowanie pracy
• Dodano pole Miejsce w raportach z napraw i przeglądów
• Dodano możliwość załączenia pliku do każdego dokumentu w zakładce Dokumenty

Moduł [Naczepy]

• Dodano możliwość wyszukiwania/filtrowania w raportach z napraw
• Dodano pole Miejsce w raportach z napraw
• Dodano możliwość załączenia pliku do każdego dokumentu w zakładce Dokumenty

Moduł [Finanse] (Faktury)

• Dodano przełącznik netto/brutto przy wprowadzaniu ceny jednostkowej na fakturze
• Dodano możliwość filtrowania faktur po koncie bankowym
• Dodano możliwość filtrowania faktur po nazwie klienta – teraz można wpisywać nazwę ręcznie, a nie tylko wybierać z listy
• Dodano możliwość dodania notatek do kont bankowych – będą one automatycznie dodawane do faktury po wybraniu konta
• Dodano możliwość pobrania faktury w języku tureckim (PDF)
• Dodano nowy parametr Naliczanie terminu płatności od – wybór między datą wystawienia faktury a datą świadczenia usług
• Dodano sekcję Razem do statystyk nad listą faktur

Moduł [Kierowcy]

• Dodano możliwość wyboru waluty wynagrodzenia
• Aplikację SmartDriver można teraz aktywować nie tylko dla kierowcy, ale też dla pojazdu – przydatne, jeśli z jednego telefonu korzysta kilku kierowców

Moduł [Rentowność]

• W miesięcznym raporcie w sekcji Transport dodano podsumowania dla kolumn Koszty pojazdu i Inne koszty

Integracje z nowymi systemami telematycznymi

• Webfleet
• Satis GPS
• Logisat
• Fleetboard
• WidziszWszystko

W przypadku jakichkolwiek pytań lub potrzeby dalszych wyjaśnień, prosimy o kontakt pod adresem support@smartcp.org.

Z wyrazami szacunku,

zespół SmartCP