Больше ИИ, автоматическое взыскание долгов и другое

Уважаемые клиенты,

Последние три месяца мы сосредоточили усилия на реализации множества улучшений, большинство из которых основаны на Ваших запросах и обратной связи.
Каждое обновление - это результат реальных потребностей транспортных компаний, работающих в системе ежедневно.

Многие из этих изменений уже были внедрены и стали доступны в процессе разработки, однако до этого момента мы не публиковали отдельных анонсов.
В этой статье мы собрали все нововведения, чтобы Вы могли удобно ознакомиться с тем, что было реализовано за это время.

Расширение возможностей ИИ

Теперь при добавлении отчетов о ремонтах и техническом обслуживании в модулях «Автопарк» и «Прицепы», достаточно просто загрузить PDF-файл со счётом - система с помощью AI распознает документ и автоматически заполнит все ключевые поля:

• пробег,
• дата,
• позиции с описанием и ценами,
• общая стоимость.

Кроме того, Вы можете сразу создать счёт на основании отчета: SmartCP автоматически перенесёт все данные и прикрепит оригинальный документ к соответствующему счёту в системе.
То, на что раньше уходило 5-7 минут ручной работы, теперь занимает всего пару секунд и несколько кликов. Это ещё один шаг к полной автоматизации документооборота и экономии Вашего времени.

Автоматическое взыскание долгов

Мы внедрили систему прохождения счетов по этапам взыскания, а также автоматический мониторинг этого процесса с напоминаниями и уведомлениями.
Это позволит значительно упростить контроль за неоплаченными счетами и ускорить процесс взыскания задолженностей.

Этапы прохождения счета:
Всего предусмотрено 5 этапов, каждый из которых настраивается индивидуально:

1. Напоминание
2. Последующее уведомление 
3. Требование
4. Окончательное требование
5. Требование + штраф

Для каждого этапа можно настроить:

• Период - например, за 3 дня до срока оплаты или спустя 3 дня после него
• Шаблоны писем - отдельные письма для каждого этапа с поддержкой нескольких языков
• Документ - формируется автоматически, можно задать заголовок и содержимое на нужных языках
• Штраф (только для этапа #5) — настройка диапазонов сумм и соответствующих штрафов, например: от 0 до 5 000 PLN - штраф 40 EUR

Для настройки этапов в конфигурации счетов добавлена новая вкладка «Взыскание долгов», где можно задать все параметры этапов и соответствующие шаблоны.

Автоматический контроль и уведомления

Система отслеживает текущее состояние каждого счёта и определяет, на каком этапе он находится.
В интерфейсе появилась новая кнопка «Взыскание долгов» над списком счетов:

• Если все счета в порядке, кнопка отображается в стандартном цвете
• Если есть счета, требующие действий, кнопка подсвечивается предупреждающим цветом

При нажатии открывается окно со списком счетов, сгруппированных по этапам взыскания.

Для каждого этапа отображается статистика:

• Общее количество счетов на этапе
• Количество счетов, требующих внимания (то есть, по которым ещё не отправлено письмо).

Вы можете быстро отфильтровать такие счета, отправить письма прямо из интерфейса, либо сгенерировать официальный документ в PDF. Система автоматически подставляет шаблон письма, прикрепляет сам счёт и соответствующий документ.

Другие обновления

Проведена оптимизация кода, благодаря чему существенно ускорена загрузка страниц. Например, время загрузки главной страницы модуля [Заказы] сократилось с 1.6–1.75 сек до 0.9–1.25 сек, а главной страницы системы (Dashboard) - с 0.9 сек до 0.45–0.6 сек. В процессе работы над оптимизацией системы у нас появились дополнительные идеи, как можно ещё ускорить её работу. Поэтому мы продолжим бороться за каждую долю секунды - чтобы Ваш опыт работы в SmartCP был максимально быстрым и комфортным.
Просим обратить внимание, что замеры проводились на ПК с производительностью выше средней и при стабильном проводном подключении к интернету.

Модуль [Заказы]

• Добавлено сохранение выбранной сортировки заказов - до этого система сбрасывала на стандартную сортировку (по дате добавления) при перезагрузке страницы
• Планирование маршрута: улучшен интерфейс, добавлена ифнормация (дистанция, время, стоимость платных дорог) между адресами, а также отображение паромных переправ и возможность указать стоимость парома
• Добавлена возможность привязывать к заказу несколько расходов с описанием - ранее можно было указать только одну сумму без детализации
• Добавлена возможность активировать запрос указания причины перед удалением заказа - функция включается в настройках модуля
• Добавлена возможность создавать заказы без указания номера. Также реализовано напоминание при отсутствии номера у заказа и оповещение о количестве таких заказов
• Добавлен параметр Километры при планировании маршрута в настройках модуля - можно выбрать, сохранять километры с планирования маршрута как фактичиские или как от заказчика
• Добавлена возможность отображать общий статус выполнения заказа, который отображается возле номера - функция включается в настройках модуля
• Добавлена возможность указания даты, когда задание в заказе было выполнено
• Добавлена возможность выбора цвета текста для заметки для водителя

Модуль [Автопарк]

• Добавлена возможность поиска/фильтрации в отчетах по ремонтам и тех. обслуживанию
• Добавлен расчет зарплаты при добавлении плана работы для водителя во вкладке Планирование работы
• Добавлено поле Место в отчетах по ремонтам и тех. обслуживанию
• Добавлена возможность загрузить файл под каждый документ во вкладке Документы

Модуль [Прицепы]

• Добавлена возможность поиска/фильтрации в отчетах по ремонтам
• Добавлено поле Место в отчетах по ремонтам
• Добавлена возможность загрузить файл под каждый документ во вкладке Документы

Модуль [Финансы] (Счета)

• Добавлен переключатель нетто/брутто при указании цены за единицу товара в счёте
• Добавлена возможность фильтрации счетов по банковскому счету
• Добавлена возможность фильтрации счетов по названию клиента - теперь можно вводить название вручную, а не только выбирать из списка
• Добавлена возможность указать заметки к банковским счетам, которые автоматически добавляются к счету при выборе банковсого счета
• Добавлен турецкий язык для скачивания счета в PDF
• Добавлен параметр Подсчёт срока оплаты от в конфигурации счетов - можно выбрать, считать срок оплаты от даты выставления счёта или от даты предоставления услуг
• Добавлен параметр Код GTU в данные счёта, а также настройка в конфигурации, позволяющая задать значение по умолчанию
• Добавлена секция Итого в статистику над списком счетов

Модуль [Водители]

• Добавлена возможность выбирать валюту зарплаты
• Добавлена возможность активировать приложение SmartDriver не только для водителя, но и для автомобиля — удобно, если один телефон закреплён за авто и используется разными водителями

Модуль [Рентабельность]

• В месячном отчёте в разделе Транспорт добавлены итоговые значения для колонок Расходы на автомобиль и Другие расходы

Интеграции с новыми телематиками

• Webfleet
• Satis GPS
• Logisat
• Fleetboard
• WidziszWszystko

Если у Вас возникнут вопросы или потребуются дополнительные разъяснения, пожалуйста, обращайтесь к нам по адресу support@smartcp.org.

С наилучшими пожеланиями,

команда SmartCP