Більше ШІ, автоматичне стягнення боргів та інше

Шановні клієнти,

Останні три місяці ми зосередили наші зусилля на впровадженні низки покращень, більшість з яких ґрунтуються на Ваших запитах і відгуках.
Кожне оновлення — це відповідь на реальні потреби транспортних компаній, які щодня працюють із системою.

Багато з цих змін уже були впроваджені та стали доступними під час розробки, однак до цього моменту ми не публікували окремих анонсів.
У цій статті ми зібрали всі нововведення, щоб Ви могли зручно ознайомитися з тим, що було реалізовано за цей час.

Розширення можливостей ШІ

Тепер при додаванні звітів про ремонти та технічне обслуговування в модулях «Автопарк» і «Причепи» достатньо просто завантажити PDF-файл із рахунком — система за допомогою AI розпізнає документ і автоматично заповнить усі ключові поля:

• пробіг,
• дата,
• позиції з описом і цінами,
• загальна вартість.

Крім того, Ви можете одразу створити рахунок закупівлі на основі звіту: SmartCP автоматично перенесе всі дані та прикріпить оригінал документа до відповідного рахунку в системі.
Те, що раніше займало 5–7 хвилин ручної роботи, тепер займає лише кілька секунд і кліків. Це ще один крок до повної автоматизації документообігу та економії Вашого часу.

Автоматичне стягнення заборгованостей

Ми впровадили систему проходження рахунків по етапах стягнення, а також автоматичний моніторинг цього процесу з нагадуваннями та сповіщеннями.
Це значно спростить контроль за неоплаченими рахунками та прискорить процес стягнення боргів.

Етапи проходження рахунку:
Всього передбачено 5 етапів, кожен з яких налаштовується індивідуально:

1. Нагадування
2. Подальше повідомлення
3. Вимога
4. Остаточна вимога
5. Вимога + штраф

Для кожного етапу можна налаштувати:

• Період — наприклад, за 3 дні до терміну оплати або через 3 дні після нього
• Шаблони листів — окремі листи для кожного етапу з підтримкою кількох мов
• Документ — формується автоматично, можна задати заголовок і зміст необхідними мовами
• Штраф (лише для етапу №5) — налаштування діапазонів сум і відповідних штрафів, наприклад: від 0 до 5000 PLN — штраф 40 EUR

Для налаштування етапів у конфігурації рахунків додано нову вкладку «Стягнення боргів», де можна вказати всі параметри етапів і відповідні шаблони.

Автоматичний контроль і сповіщення

Система відстежує поточний стан кожного рахунку і визначає, на якому етапі він перебуває.
В інтерфейсі з’явилася нова кнопка «Стягнення боргів» над списком рахунків:

• Якщо з рахунками все гаразд, кнопка відображається у стандартному кольорі
• Якщо є рахунки, що потребують дій, кнопка підсвічується попереджувальним кольором

При натисканні відкривається вікно зі списком рахунків, згрупованих за етапами стягнення.

Для кожного етапу відображається статистика:

• Загальна кількість рахунків на етапі
• Кількість рахунків, що потребують уваги (тобто, по яких ще не надіслано лист)

Ви можете швидко відфільтрувати такі рахунки, надіслати листи прямо з інтерфейсу або згенерувати офіційний документ у форматі PDF. Система автоматично підставить шаблон листа, прикріпить рахунок і відповідний документ.

Інші оновлення

Проведено оптимізацію коду, завдяки чому значно пришвидшено завантаження сторінок. Наприклад, час завантаження головної сторінки модуля [Замовлення] скоротився з 1.6–1.75 сек до 0.9–1.25 сек, а головної сторінки системи (Dashboard) — з 0.9 сек до 0.45–0.6 сек. Під час роботи над оптимізацією системи у нас з’явилися додаткові ідеї, як ще більше підвищити її швидкість. Тож ми продовжимо боротися за кожну частку секунди — щоб Ваш досвід роботи в SmartCP був максимально швидким і зручним.
Звертаємо увагу, що вимірювання проводились на ПК з продуктивністю вище середньої та стабільним дротовим підключенням до Інтернету.

Модуль [Замовлення]

• Додано збереження вибраного сортування замовлень — раніше система скидала на стандартне сортування (за датою додавання) при перезавантаженні сторінки
• Планування маршруту: покращено інтерфейс, додано інформацію (дистанція, час, вартість платних доріг) між адресами, а також відображення поромних переправ і можливість вказати вартість порому
• Додано можливість прив’язувати до замовлення кілька витрат з описом — раніше можна було вказати лише одну суму без деталізації
• Додано можливість активувати запит на вказання причини перед видаленням замовлення — функція вмикається в налаштуваннях модуля
• Додано можливість створювати замовлення без номера. Також реалізовано нагадування про відсутність номера у замовлення та сповіщення про кількість таких замовлень
• Додано параметр Кілометри при плануванні маршруту у налаштуваннях модуля — можна обрати, зберігати кілометри з планування як фактичні або як від замовника
• Додано можливість відображати загальний статус виконання замовлення біля номера — функція вмикається в налаштуваннях модуля
• Додано можливість вказувати дату, коли завдання в замовленні було виконано
• Додано можливість вибору кольору тексту для нотатки водію

Модуль [Автопарк]

• Додано можливість пошуку/фільтрації у звітах про ремонти та технічне обслуговування
• Додано розрахунок зарплати при додаванні плану роботи для водія у вкладці Планування роботи
• Додано поле Місце у звітах про ремонти та обслуговування
• Додано можливість завантаження файлу під кожен документ у вкладці Документи

Модуль [Причепи]

• Додано можливість пошуку/фільтрації у звітах про ремонти
• Додано поле Місце у звітах про ремонти
• Додано можливість завантаження файлу під кожен документ у вкладці Документи

Модуль [Фінанси] (Рахунки)

• Додано перемикач нетто/брутто при вказанні ціни за одиницю товару в рахунку
• Додано можливість фільтрації рахунків за банківським рахунком
• Додано можливість фільтрації рахунків за назвою клієнта — тепер можна вводити назву вручну, а не лише обирати зі списку
• Додано можливість вказати нотатки до банківських рахунків, які автоматично додаються до рахунку при виборі банку
• Додано турецьку мову для завантаження рахунку у форматі PDF
• Додано параметр Підрахунок терміну оплати від у конфігурації рахунків — можна обрати, рахувати термін оплати від дати виставлення рахунку або дати надання послуг
• Додано параметр Код GTU у дані рахунку, а також налаштування у конфігурації, що дозволяє задати значення за замовчуванням
• Додано секцію Всього у статистику над списком рахунків

Модуль [Водії]

• Додано можливість вибору валюти заробітної плати
• Додано можливість активувати застосунок SmartDriver не лише для водія, а й для автомобіля — зручно, якщо один телефон закріплений за авто і використовується різними водіями

Модуль [Рентабельність]

• У місячному звіті в розділі Транспорт додано підсумкові значення для колонок Витрати на авто і Інші витрати

Інтеграції з новими телематичними системами

• Webfleet
• Satis GPS
• Logisat
• Fleetboard
• WidziszWszystko

Якщо у Вас виникнуть питання або будуть потрібні додаткові роз'яснення, будь ласка, звертайтеся до нас за адресою support@smartcp.org.

З найкращими побажаннями,

команда SmartCP