Ogólna lista zleceń, pojazdy aktywne/pasywne i więcej

Drodzy klienci,

Z radością informujemy o świeżej aktualizacji naszego systemu, mającej na celu uproszczenie i przyspieszenie pracy w module [Zlecenia] i nie tylko!

Ogólna lista zleceń na stronie głównej modułu [Zlecenia]

Teraz na stronie głównej modułu Zlecenia znajduje się ogólna lista wszystkich zleceń z różnych pojazdów. Zamiast tradycyjnych dużych przycisków do przejścia do konkretnych pojazdów, możesz teraz jednocześnie zobaczyć i pracować z zleceniami ze wszystkich pojazdów. Zachowaliśmy wcześniejszą listę pojazdów – została zminimalizowana i przeniesiona w prawo od listy zleceń dla wygodniejszego dostępu.

W zaktualizowanym interfejsie nadal możesz pracować z zleceniami według miesięcy oraz przeglądać zlecenia dla każdego pojazdu w konkretnym miesiącu. Jednak teraz masz również możliwość dodawania i edytowania zleceń bezpośrednio na stronie głównej, bez konieczności przechodzenia przez poziomy. Podstawowe dane zleceń są przedstawione w wygodnej i kompaktowej formie, pozwalając natychmiast zobaczyć najważniejsze informacje.

Puste zlecenia

W tej aktualizacji wprowadziliśmy również nową funkcję – tworzenie tzw. "pustych zleceń". Są to zlecenia, które nie są jeszcze przypisane do konkretnego pojazdu. Jeśli wcześniej każde zlecenie musiało być natychmiast przypisane do pojazdu, teraz można stworzyć zlecenie z wyprzedzeniem, nie wskazując, który pojazd je zrealizuje. To szczególnie wygodne, gdy zlecenie zostało przyjęte, ale przydzielanie pojazdów nie zostało jeszcze zakończone.

Taka elastyczność pozwala firmom na wcześniejsze rejestrowanie zleceń i planowanie pracy, a później, w razie potrzeby, przydzielanie zleceń do pojazdów.

Inne aktualizacje w module [Zlecenia]

• Podczas dodawania zlecenia system teraz automatycznie sprawdza terminy dokumentów, kart paliwowych i drogowych, przeglądów technicznych pojazdu i ostrzega o ich zbliżającym się wygaśnięciu.
• Dodano nowe typy zadań w zleceniu: Cło i Wagi.
• Dodano możliwość zmiany waluty zlecenia.
• Data i czas w zadaniu zlecenia są teraz oddzielone: można podać tylko datę, bez obowiązkowego wyboru czasu.
• Dodano możliwość przejścia od zlecenia do faktury.
• Dodano możliwość przeglądania załączonych plików do zlecenia podczas edytowania zlecenia.
• Dodano możliwość przenoszenia zlecenia z jednego pojazdu na inny (pozycja w Opcjach zlecenia).
• Dodano możliwość planowania trasy podczas edytowania zlecenia (aktualizacja trasy).

Nowe statusy pojazdów w module [Flota]

W module Flota wprowadziliśmy statusy dla pojazdów, aby łatwiej było zarządzać nimi w zależności od ich roli i aktualnego użytkowania.

Pojazd aktywny — to status dla pojazdów, które są aktywnie zaangażowane w realizację zleceń i obliczanie rentowności. Dla takich pojazdów dostępna jest pełna funkcjonalność systemu, w tym zarządzanie, monitorowanie wszystkich aspektów procesu transportowego i raportowanie. Koszt, jak zwykle, wynosi 10 €/pojazd/miesiąc.

Pojazd pasywny — to status dla pojazdów, które nie uczestniczą w zleceniach transportowych, ale wymagają monitorowania i wsparcia. Dla takich pojazdów przewidziano ograniczoną funkcjonalność, obejmującą kontrolę terminów dokumentów oraz rejestrację historii napraw i przeglądów technicznych. Ten status jest idealny dla samochodów osobowych lub prywatnych, gdzie ważne jest utrzymywanie dokumentacji, ale nie jest wymagana pełna funkcjonalność systemu. Koszt wynosi 2 €/pojazd/miesiąc.

Te zmiany pozwolą Ci elastycznie dostosować koszty utrzymania floty, uwzględniając różne role pojazdów w firmie.

Wyjazdy w module [Flota]

Funkcja ta ma na celu uproszczenie i optymalizację procesów transportowych w Twojej firmie. Poniżej przedstawiamy jej szczegóły i zalety.

Czym są wyjazdy?
Wyjazdy to szczegółowe dokumenty, które opisują plan transportu, w tym trasę, czas wyjazdu i powrotu oraz inne ważne informacje. W ramach tej funkcjonalności generowane są karty drogowe, które są dołączane do pojazdów podczas transportu, zapewniając przejrzystość i przestrzeganie norm.

Dlaczego wyjazdy są potrzebne?
Funkcja wyjazdów została opracowana z myślą o następujących celach:

• Efektywność: Automatyczne generowanie wyjazdów na podstawie wprowadzonych zleceń transportowych znacząco oszczędza czas i zmniejsza ryzyko błędów.

• Przejrzystość: Każdy wyjazd zawiera szczegółowe informacje o pojeździe, trasie i kosztach, co upraszcza monitorowanie procesów transportowych.

• Zarządzanie flotą: Funkcja ta wspiera efektywne planowanie tras, co pozwala lepiej wykorzystać zasoby transportowe i optymalizować koszty.

Dodaliśmy również możliwość wprowadzania kosztów związanych z każdym wyjazdem, w tym kosztów tankowania i obliczania zużycia paliwa. Dzięki temu możesz:

• Dokładnie śledzić wydatki: Możliwość dodawania kosztów do wyjazdów pozwala na precyzyjne śledzenie wszystkich wydatków związanych z transportem, co ułatwia zarządzanie budżetem. Możesz również rejestrować ilość paliwa zużywanego podczas każdego wyjazdu.

• Analizować rentowność finansową: Wprowadzenie wydatków do systemu umożliwia generowanie raportów o rentowności wyjazdów i identyfikację obszarów, w których można ograniczyć koszty. Dodatkowo, system automatycznie oblicza średnie zużycie paliwa na podstawie przejechanej trasy i ilości zatankowanego paliwa, co pozwala lepiej zrozumieć efektywność eksploatacji pojazdów.

• Optymalizować trasy: Dzięki analizie danych o zużyciu paliwa możesz dostosowywać trasy transportu, aby zminimalizować wydatki na paliwo, co prowadzi do oszczędności finansowych.

Jak to działa?
Po wprowadzeniu zlecenia transportowego do systemu możesz łatwo wygenerować odpowiadający mu wyjazd. System automatycznie wypełnia wszystkie ważne dane, takie jak informacje o pojeździe, kierowcy i trasie. Możesz również dodawać szczegóły dotyczące kosztów wyjazdu, w tym koszty tankowania, co pozwala lepiej zarządzać finansami.

Inne aktualizacje w module [Flota]

• Dodano możliwość samodzielnego przywracania pojazdów z archiwum (wcześniej należało kontaktować się z pomocą techniczną SmartCP).

Aktualizacje w module [Zleceniodawcy]

• Dodano adres do korespondencji.
• Uproszczono dodawanie zleceniodawcy po numerze VAT: teraz system automatycznie określa kraj na podstawie kodu zawartego w numerze VAT (np. DE12345 — Niemcy), bez ręcznego wyboru kraju z listy
• Dodano możliwość określenia domyślnej daty konwersji waluty dla faktury. Dostępne są 4 opcje:
  • Poprzedni dzień od daty wystawienia faktury
  • Poprzedni dzień od daty wykonania usług
  • Na podstawie daty załadunku
  • Na podstawie daty rozładunku

  Dzięki temu system automatycznie wykorzysta wybraną opcję podczas konwersji waluty, gdy generowana jest faktura dla zleceniodawcy na podstawie zlecenia transportowego.

Aktualizacje w module [Finanse]

Dodano możliwość przejścia od faktury do zlecenia

Dodano możliwość ignorowania chronologii numerów seryjnych faktury przy tworzeniu faktury

Dodano możliwość wyboru nazwy towaru/usługi z historii

Dodano możliwość uwzględniania adresów załadunku/rozładunku w opisie towaru/usługi przy generowaniu faktury na podstawie zlecenia transportowego. Aby aktywować tę opcję, należy ją włączyć w konfiguracjach na zakładce Faktury.

Dodano możliwość załączania plików do faktury

W przypadku jakichkolwiek pytań lub potrzeby dalszych wyjaśnień, prosimy o kontakt pod adresem support@smartcp.org.

Z wyrazami szacunku,

zespół SmartCP