Drodzy Klienci,
Z przyjemnością informujemy, że zakończyliśmy wdrożenie integracji z Krajowym Systemem e-Faktur (KSeF) w SmartCP.
Widzimy, że część z Państwa już korzysta z tej funkcji i wysyła faktury do KSeF. Dlatego przygotowaliśmy ten artykuł, aby pokazać, jak działa integracja oraz jak z niej korzystać krok po kroku.
1. Konfiguracja integracji z KSeF
Tu nie wymyśliliśmy nic nowego, wszystko pozostaje tak samo proste i działa analogicznie do innych integracji dostępnych w systemie:
- Przechodzimy na strone Admin Panel → Integracje
- W katalogu wyszukujemy KSeF i dodajemy integrację do listy
- Klikamy przycisk Konfiguruj, w oknie konfiguracji znajduje się szczegółowa instrukcja połączenia z KSeF
Dla klientów, którzy prowadzą kilka firm w ramach jednego konta SmartCP, wprowadziliśmy dodatkowe usprawnienie w postaci kolumny „Oddział” widocznej na liście integracji. Dzięki temu można łatwo rozróżnić, która integracja przypisana jest do jakiej firmy. System wykorzystuje te dane automatycznie i podczas wysyłki faktury dobiera właściwą integrację KSeF na podstawie danych sprzedawcy wskazanych w dokumencie.
2. Pobieranie faktur z KSeF
W module Finanse, nad listą faktur, dostępny jest nowy przycisk „KSeF”. Po jego kliknięciu otwiera się okno integracji, w którym należy przejść do zakładki „Zakup”.
W tej sekcji dostępna jest opcja automatycznego pobierania faktur z KSeF, która po włączeniu powoduje, że system cyklicznie sprawdza KSeF i pobiera nowe dokumenty bez potrzeby ręcznego wprowadzania.
Po pobraniu nowych faktur zakupowych z KSeF, użytkownik może zapisać je bezpośrednio w systemie SmartCP lub usunąć z listy, klikając przycisk „Ignoruj”.
Należy pamiętać, że faktury, które nie zostaną zapisane, są automatycznie usuwane po 30 dniach.
3. Wysyłanie faktur do KSeF
Pod tym samym przyciskiem „KSeF”, w zakładce „Sprzedaż” dostępna jest lista faktur sprzedażowych przygotowanych do wysyłki do KSeF.
W tej sekcji widoczne są wszystkie faktury wystawione w SmartCP, które oczekują na przesłanie do KSeF.
Użytkownik może zarządzać nimi zarówno pojedynczo, wysyłając wybrane faktury indywidualnie, jak i zbiorczo, wysyłając wszystkie dokumenty jednocześnie.
Istnieje również możliwość usuwania dokumentów z kolejki do wysyłki, jeśli nie powinny zostać przekazane do KSeF.
Proces wysyłki jest w pełni zautomatyzowany. System analizuje dane faktury, na ich podstawie dobiera odpowiednią integrację KSeF przypisaną do sprzedawcy, a następnie przesyła dokument do systemu. Po zakończeniu operacji status faktury zostaje zapisany i jest widoczny w systemie.
Warto również pamiętać, że faktury, które nie zostaną wysłane, są automatycznie usuwane z kolejki po 7 dniach.
4. Statusy i kontrola
Każda faktura w systemie posiada przypisany status, który pozwala na bieżąco kontrolować etap jej przetwarzania. Dzięki temu użytkownik ma pełną przejrzystość i może łatwo sprawdzić, które dokumenty zostały już wysłane lub zapisane, a które nadal oczekują na wykonanie akcji.
W przypadku jakichkolwiek pytań lub potrzeby dalszych wyjaśnień, prosimy o kontakt pod adresem support@smartcp.org.
Z wyrazami szacunku,
zespół SmartCP